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基于財務信息平臺的高職院校財務網上報賬模式研究與實踐

 【基金項目】   順德職業技術學院教學研究與改革課題“基于財務信息平臺的高職院校財務網上報賬模式研究與實踐——以順德職業技術學院為例”項目(項目編號:2017-SZJGXM09)。

 

 

 

盧瑞揚(順德職業技術學院 廣東佛山528300)

【摘要】  高等職業教育作為我國現代教育必不可少的一個組成部分,越來越受到各界的重視,政府及社會各界對高職教育的投入也越來越大。隨著新的財經政策法規不斷出臺,報賬政策也隨之不斷改變,這使得“報賬難,報賬慢”的問題越發凸顯,也在一定程度上影響高職教育發展。因此,尋找一種既方便快捷又科學合理的報賬方式,提升財務工作優質服務是一個亟待解決的問題。

【關鍵詞】   高職院校;報賬模式;網上審批

【中圖分類號】  F233F810  文獻標識碼】  A  【文章編號】  1002-5812202010-0082-03

 

 

在高職院校辦學規模不斷擴大和教育科研經費來源不斷增多的情況下,財會人員日常的工作量也與日俱增,承受的工作壓力也越來越大。不僅如此,隨著新的財經政策法規不斷出臺,報賬政策也隨之不斷改變,這使得“報賬難,報賬慢”的問題越發凸顯,在“互聯網+”時代,現有的傳統報賬模式已經越來越不能滿足師生的需求,傳統報賬模式急需向信息化、數字化、網絡化方向轉變,網上報賬成為改變傳統報賬模式的有力工具。

一、傳統報銷模式存在的問題

隨著辦學規模的不斷擴大,面對高職院校復雜多樣的業務活動,財務工作管理水平直接關系到高職院校日常工作的正常運行,關系到高職院校教育事業的長遠發展,關系到教職工對教研、科研項目申報的積極性,其為高職院校管理工作中的一個重要內容,在推動高職院校實現快速發展中發揮著重要作用。然而,目前我國高職院校財務管理系統普遍只能滿足學校日常會計核算工作基本需求,大部分的業務仍然是通過線下紙質流程完成,在一定程度上阻礙了高職院校的高速發展。

(一)找領導簽字審批難。高職院校領導往往是集行政、科研、教學于一身,身兼數職,工作繁忙,找領導簽字往往要往返多次,很難一次完成簽字審批手續。

(二)報賬人員排隊等候時間長。因高職院校經濟業務量增大,加之教研、科研經費報銷量逐年增加,而財務處報銷人員崗位設置無法與經費的增長同步發展,尤其是學期結束前及教研、科研經費結題前,報賬比較扎堆,集中性報賬造成報賬人員排隊等候時間長,不但教師普遍感到報賬難而心生怨氣,財務人員壓力也較大,人員流動大。

(三)財務信息化管理不到位,信息傳遞及時性差。很多報銷人在報賬時由于沒有深入了解報賬流程和財務報銷相關的規章制度,雖然經領導審批簽字,但經過財務人員審核后發現問題,被退回重新整理,再走審批流程的情況也不在少數。同時,報銷業務進程信息不明,報賬人員無法通過網上查詢報銷進度,信息傳遞及時性差,會計信息滯后。

(四)財務審核程序多,財務人員工作量大。在手工報銷模式下,會計要審核原始單據,對業務填制內容、審批權限、經費預算、發票真偽等進行全面審核、校驗,才能編制記賬憑證,輸入會計信息系統,最后在財政支付系統逐筆查找報賬金額,申請財政支付,不僅工作量巨大,而且出錯率也比較高。

(五)信息孤島。財務部門與人事、教務、科研部門各系統各自為政,系統缺乏統一的設計和互聯互通,造成各個系統數據無法標準化、數據獨立、數據可用性差、業務流程不通等問題,形成一個個信息孤島。

(六)獲取數據難。原有系統由于缺乏頂層設計,底層架構設計落后,造成信息化和標準化程度低,對決策分析造成數據層面的障礙,導致財務部門無法及時為學校各級領導提供決策支持。同時,原有系統數據大部分只是存儲于系統,沒有與智慧化校園共享形成財務大數據,不能基于大數據提供各種個性化服務,不能為教育經費如專業建設經費、實驗實訓經費、技能大賽專項經費等職能管理部門隨時了解經費使用進度、經費開支情況等。

二、網上報銷系統與流程設計

為解決財務報銷難等一系列問題,借政府會計改革,修改、制定相關財務制度、規范報銷流程、制定報銷操作指引、建設符合學校特色的財務信息化管理系統,推行網上報銷、網上申報、網上審批業務等系列舉措已迫在眉睫。網上報銷系統可以將財務部門的定位從原有的“管理”向“管理”+“服務”轉變,從原有的線下人工操作向線上智能化管理和專業個性化服務轉型,從而有效支撐學校戰略,更好為教學、科研服務。

(一)設計網上報銷流程。為提供簡潔、清晰的報銷流程,需要重新梳理整個報銷流程(見圖1),根據項目支出范圍,先設置報銷模板及欄目明細、設置報賬分類并與相關項目類型對應、設置報銷支出范圍等。報賬人通過學校統一登錄平臺進入財務信息化管理系統,選擇報銷業務類型,如日常報銷、國內差旅、國際差旅、借款、資產報銷,再選擇報銷的項目,根據提示填寫相關信息即可生成網上報銷單。

(圖略)

(二)設計網上審批流程。系統可以結合項目資金使用要求,嚴格執行相關管理辦法,根據項目類型及各使用單位提出的申請增加資金審核人的要求,設計審批流程圖。筆者所在學校目前設計了71種審批類型,每種審批類型再與每個項目對應,形成各項目都有對應的審批流程(見圖2)。設計網上審批流程圖是網上審批系統的核心,關系到項目審批流轉的成功與否。

三 、網上報銷系統建設與應用策略

為確保網上報銷系統能夠順利完成建設與應用,目標功能能用好用,筆者所在學校采用了以下策略。

(一)組建項目工作小組,明確責任分工,為項目執行提供組織保障。項目系統確定中標方后,學校根據建設內容設置七個小組,包括核算組、網報組、收費組、預算組、工資組、綜合組及技術組,每組設負責人;羅列出系統建設進度表,明確工作任務及完成時間;邀請財務管理系統最終使用人——二級學院與各行政教輔部門的二級財務人員加入項目建設中,邀請教研、教改、科研項目負責人作為系統使用體驗者,形成人人參與、責任到人的工作局面,為項目投入使用及推廣奠定基礎。

(二)建立項目建設工作機制,加強各方溝通聯系,確保項目順利推進。建立項目建設的周匯報會議制度。參會人員包括財務處、信息中心、中標單位等,各項目負責人匯報上一周工作開展情況及遇到的問題,會上各單位根據提出的問題給予解答;建立問題跟蹤制度,對于未能在會上給予解決的問題于會后由專人在規定時間內跟進,確保項目建設進度順利。

(三)制訂網上報賬服務指南。網上報賬系統的建立,是對傳統報賬流程顛覆性的再造。為了能順利實施這項改革,在事先廣泛聽取不同層面的師生意見,根據學校的自身特點,做好詳細的實施方案及制定《國內差旅報銷網上自助報賬指引》《借款(欠票)網上自助報賬指引》《內部費用分攤網上自助報賬指引》《日常報銷網上自助報賬指引》《“我的項目”網上自助報賬指引》《提交網上審批操作指引》 《審批系統操作指引》等網上報賬服務指南。

(四)加強財務制度及報賬要求宣傳。高職院校教師平時承擔著大量的教學和科研任務,教師到財務部門報銷經費,往往由于對財務制度不熟悉,經常出現發票不合規、審批手續不完整等現象,經多次到財務部門補全材料或手續才能完成報銷工作,這樣既增加了財務部門報銷的壓力與工作量,同時也無端地占用了教師部分教學和科研時間。對此,筆者所在學校在加強財務制度宣傳上下足功夫。

1.充分利用學校各網絡平臺,在校園網、企業微信、OA辦公系統發布財務制度、報賬指南,便于師生及時了解新財務政策、財務制度信息,便于隨時查閱。

2.開發學院財務微信公眾號。運用移動網絡的便捷性與靈活性,建立財務信息宣傳平臺,發布財務最新資訊,提供手機端審批平臺、工資查詢、項目查詢、來款查詢等功能;接收網報、網上審批信息提醒,報賬人能隨時了解報賬進度,不再需要跑到財務處前臺進行咨詢,釋放了財務人員窗口工作,將更多精力投入財務管理工作。

3.建立二級財務QQ互動工作群,及時解答問題。通過建立由二級財務人員、財務處人員、財務信息化管理系統工程師三大梯隊組成的工作群,及時發布新制度、新政策、新通知、操作指南,二級財務再將信息轉發到部門工作群,達到層層落實,確保信息流暢通。財務處及時將網報、網批、預算申報等問題歸納匯總,傳達給報賬教職工。工程師在群里及時響應、解決由二級財務收集的部門報賬問題。二級財務QQ互動工作群,既達到高效宣傳、解決問題的作用,也節省了召開小型會議的時間。

(五)加強財務人員業務知識培訓。學校財務處人員,二級財務人員在制度建設、系統運用與操作上起主導地位,因此,加強財務人員業務知識培訓,從傳統的跑“業務”轉為技術指導,將更多的精力放在業務分析及數據挖掘上,通過數據挖掘提升財務管理水平,強化資金運行管理能力,為學校發展提供財務的決策支持。

1.組織學校財務人員參加《政府會計制度》改革學習;安排財務人員參加業務培訓,提高財務人員業務水平,提升服務質量。

2.組織二級財務人員進行業務培訓,培訓內容為學習各項財稅政策、學校新修訂的相關制度、財務信息化管理系統業務操作指引等,從而提高二級財務人員業務水平。

3.財務處財務人員分批到各二級學院進行財務制度的解讀、財務信息化管理系統實操等宣講,解答教師在財務報銷過程中遇到的各種問題,普及財務信息化管理系統操作,得到各級領導與教職員工的一致好評,也為財務信息化管理系統的推廣使用保駕護航。

四、網上報銷應用的優勢和存在的問題

為了解報賬人對財務信息化管理系統的使用情況,學校采用問卷形式,在全校師生范圍內開展圍繞網上報銷系統的財務處工作調查問卷,調查結果顯示廣大教師普遍認為網上報銷效率和審批效率有提高。

(一)網上報銷應用的優勢。學校自執行網上預約報賬、網上審批以來,給報賬人員及財務部門帶來很大便捷,具有減少出錯率、提高工作效率等優勢。

1.推行網上自助預約報銷模式,規范報銷內容,減少出錯率。報賬人員通過登錄校園網統一登錄平臺進入財務網上報賬系統,根據指引自行填寫業務報銷單,上傳相關附件后,提交網上審批,待審批人員在網上審批業務后,報賬人在系統打印審批通過的報銷單附上相關發票及附件,投遞到財務處的投遞機即完成報銷。整個業務流程不需要與資金審批人、財務處人員面對面交流,大大提高了報銷正確率,減少了以往因業務編號、金額、業務單、漏審等情況的退單。

2.實行網上審批系統,提高報銷審批效率。實行網上審批系統后,資金審批人無論在校、在家、或是在外出差,都可隨時隨地查看業務報銷內容,審批報銷業務單,解決了報賬人常“跑斷退”也找不到領導審批,解決了領導上班時間常“接待”報賬人員,解決了領導出差回來后堆積如山的待審批報銷單,花費太多時間在審批工作上,更解決了報賬人不知找哪個領導審批的問題。推行網上審批系統大大方便了報賬人與審批人,受到全校師生的廣泛稱贊。

3.采用截段報銷模式,減少年末報銷扎堆,有效預防突擊使用經費。在未采用截段報銷模式前,每年年底11、12月是高校財務處最忙碌的日子,這期間,由于扎堆報賬、集中報賬,使財務處的工作量陡增,財務人員加班加點,熬夜審單、做憑證成常態,工作壓力也增大。對此,筆者所在學校采用截段報銷模式,即上年12月、本年1、2 的發票、發生的業務必須于本年3月31日前報銷完畢;本年3—5月的發票、發生的業務必須于本年6月30日前報銷完畢;本年6—8月的發票、發生的業務必須于本年9月31日前報銷完畢;本年9—11月的發票、發生的業務必須于本年財務處公布的截止報銷時間前報銷完畢。采用截段報銷模式,結合網上預約報銷系統后,既起到督促各單位合理安排使用資金的作用,也緩解了財務處因年底集中報賬的壓力,為財務人員留有更多時間做好年結工作,提高學校資金使用效益。

(二)網上報銷應用存在的問題。

1.網上報銷資金流進度不清晰。網上報銷系統雖然能查看報賬人自提交網上審批的進度、提交財務的情況、財務審核通過與制作憑證的情況,但由于學校未能與財政國庫支付中心取得對接,導致直接支付與公務卡支付的資金流進度無法查看,給報賬人帶來很大不便,常常需要致電財務處查問資金到賬時間。

2附件要求不明確。報賬人在網上填寫業務單時,系統沒有提示相應的業務需要提供哪些附件信息,如出差參加培訓的差旅費報銷,財務審核需要提供出差審批表、會議或培訓通知、相應住宿和交通發票等附件,雖然這些報銷要求財務部門多次發過通知,還在多個培訓會上、財務網站上發通知強調,可對于平常報賬次數少的教師而言,可能這次報完同類型的賬后,相隔半月或數月再來報賬時,已經將報銷要求拋之腦后了。導致報賬人將報銷單據投遞到財務處,財務人員審核時發現附件信息不全而作退單處理,在給報賬人帶來不便的同時,也增加了對財務人員工作態度的埋怨程度。

3.信息填寫太多,流程繁瑣。網上預約報銷填寫業務單時,雖然有操作指引,但要填寫的信息太多,特別是差旅業務類型,除了填寫出差時間、地點,還要填寫具體的酒店名、行程等,若是多人同行出差多天的,要填寫更多的信息。這無形中給報賬人造成諸多不便,也造成信息重復填寫,如出差前在微信填寫出差申請,報銷時還得將出差信息再填寫一遍,造成不必要的重復用工。

4.系統不穩定,關鍵時刻常出錯。財務網上信息系統是借助于學校智慧化信息平臺,有6臺獨立的服務器,數據處理量很大,速度也較快,但由于每臺服務器作用于不同的模塊, 各模塊有相互關聯,當修改一條后臺信息或是更換新程序時,常會因技術人員漏掉某臺服務器上某個關聯程序或是某張表信息而使系統報錯的情況屢見不鮮,導致網上填單或提交審批時,有時找不到業務單,有時帶不出審批人,有時無法提交附件信息,有時附件打不開等問題,財務人員和報銷人員均不滿意。針對這些問題,項目組召開整改會議、積極與財務信息化管理系統開發人員溝通、帶著問題再次進行市場調研。目前已解決電子發票驗證煩瑣等問題,網上報銷資金流進度不清晰、流程繁瑣、需要輸入的信息太多、系統出錯等問題也是目前高校財務報賬的共同難題,本項目組將繼續探尋更方便快捷的報賬方案,為學校的教學、科研做好保障服務,管理好資金,使教學科研資金的使用發揮更高效能,發揮好為學校“雙高”建設的保駕護航功能。

文章刊登于《商業會計》2020年5月第10期

基于財務信息平臺的高職院校財務網上報賬模式研究與實踐.pdf

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